¿Cómo elegir tu software de recursos humanos?

equipo recursos humanos en sala de reuniones escribiendo en una libreta

¿Cómo elegir tu software de recursos humanos para 2023?

En un mercado competitivo y dinámico como el actual, las empresas están buscando herramientas que les permitan optimizar procesos que son claves para sus operaciones. Una de las áreas donde esto cobra mayor relevancia es la de Recursos Humanos, donde la incorporación de softwares que automatizan los procesos se ha ido generalizando.

Hace varios años, la revista Harvard Business Review calificó la analítica en recursos humanos como la columna vertebral de los datos de recursos humanos en las empresas. “La analítica de datos de recursos humanos no sólo facilita la unificación y uso de los datos tanto a nivel local, como internacional, sino que también permite una gestión fluida y colaborativa de todos los procesos de recursos humanos. A modo de auténtica columna vertebral de un ecosistema abierto, la plataforma centraliza las diferentes fuentes de datos (SIRH, nóminas, gestión del talento, etc.) para ofrecer una visión clara y en tiempo real del personal” ( https://www.harvard-deusto.com/la-analitica-en-rrhh-un-must-para-las-decisiones-en-2020 ).

¿Qué beneficios trae la incorporación de softwares en Recursos Humanos? Según Comunidad Empresas ( https://ce.entel.cl/pymes/articulos/software-recursos-humanos/ ), un software especializado en la gestión de recursos humanos puede ser determinante para incrementar la productividad, otorgando mayor dinamismo a las labores propias de esta área:

  • Trámites más rápidos: cuando tienes una herramienta que permite a tus colaboradores realizar por cuenta propia diversos trámites, el personal de Recursos Humanos percibe un importante ahorro de tiempo -principalmente porque se liberan de procesos tediosos y tareas manuales-, pudiendo enfocarse en labores de carácter estratégico como el análisis de perfiles o la generación de informes, entre otros.

  • Mayor orden: los softwares de recursos humanos permiten manejar enormes volúmenes de información de manera ordenada, pudiendo acceder a datos específicos con sólo algunos clics. Permite administrar en un solo lugar toda la información personal, laboral y previsional de tus colaboradores.

  • Sin errores: uno de los grandes beneficios de los softwares de administración de recursos humanos es que permiten minimizar al máximo los errores, ya que muchas tareas -como los cálculos- se automatizan de acuerdo con parámetros preestablecidos.

  • Mejor relación laboral: contar con una herramienta que brinde a los colaboradores la posibilidad de gestionar de forma autónoma sus días de vacaciones o acceder a sus liquidaciones de sueldo -entre otras cosas-, permite una relación laboral más transparente y ágil.

El software de administración de recursos humanos funciona agilizando, acelerando, automatizando y optimizando los procesos de todo el departamento de un extremo a otro y, como veremos más adelante, implica cosas como reclutamiento, onboarding, evaluación de desempeño, gestión de documentos de empleados, evaluación de cumplimiento, nivel de compromiso de los empleados, gestión del tiempo libre, seguimiento de asistencia, nómina, offboarding, informes y análisis.

Un software de recursos humanos también está abierto para los colaboradores, por lo que ellos mismos pueden iniciar sesión en la herramienta y anotar su registro horario, buscar recursos, cambiar sus propios datos, enviar solicitudes de tiempo libre, verificar facturas y demás.

En esencia, se trata de una herramienta que le devuelve el control a las personas, evitando que el departamento pierda tiempo como guardián.

Pero, ¿cómo elegir el software que mejor responda a las reales necesidades de tu empresa?

Elegir el software de recursos humanos adecuado puede parecer una tarea imposible. Según un estudio de la consultora Gran View Research, el mercado global de software de recursos humanos está destinado a llegar a los 38 mil millones de dólares al año antes del 2027 (https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/human-resource-management-hrm-market). Eso implica muchísimas opciones y la mayoría de los proveedores parecen decir lo mismo.

Por ello es fundamental contar con la información y asesoría necesaria.

Acá dejamos algunos tips:

  1. Familiarizate sobre los distintos tipos de softwares 

Lo fundamental antes de adquirir un software de recursos humanos es estar profundamente familiarizado en el tema y con las capacidades de esta aplicación, sobre todo teniendo en cuenta las necesidades de tu empresa.

  1. Ten expectativas realistas

Identificar qué expectativas se tienen, cuáles son las metas y necesidades de tu empresa es fundamental a la hora de elegir el software de recursos humanos necesario. Existen muchas soluciones con funcionalidades similares. Sin embargo, algunas de ellas ofrecen sistemas que podrían cubrir mucho más tus expectativas.

  1. Define tu presupuesto

Muchas empresas buscan minimizar los costos durante esta etapa; sin embargo, es importante que tomes en cuenta las tendencias de la industria y la calidad del sistema: invertir un poco más puede ayudarte a encontrar una solución que responda a las necesidades de tu empresa.

  1. Evalúa los distintos sistemas disponibles

Luego de conocer muy bien tus expectativas, necesidades y presupuesto es momento de comenzar a mirar las opciones disponibles en el mercado. Tómate el tiempo de detallar lo que el mercado tiene para ofrecer, beneficios a obtener con cada solución, precios, propuesta de valor ofrecida, etc.

Consultores pueden ayudar a dar información sobre temas tan relevantes como: funcionalidades que cumplan con tus necesidades; precio de la herramienta; seguridad y acreditaciones; testimonios, casos de éxito y referencias; apoyo durante la implementación del sistema, soporte técnico.

Tipos de software de recursos humanos

Existen varios tipos de herramientas, ya sean soluciones globales o con funciones específicas dentro de la gestión de recursos humanos.

  • Gestión de nóminas y salarios

El programa de nóminas es una herramienta para la simplificación de todos los procedimientos administrativos y contables relacionados con la gestión de la nómina. Las herramientas para nómina de sueldos permiten a las empresas internalizar la gestión de ausencias, el envío automático de nóminas, la transferencia de salarios y todas las declaraciones sociales.

  • Control horario

El software para control horario ha sido diseñado para automatizar la gestión del tiempo de trabajo. Para ello, el programa automatiza el seguimiento de las horas trabajadas por los colaboradores. Los responsables pueden optimizar el rendimiento de los recursos humanos gracias a una cuidadosa gestión del tiempo de trabajo.

Asimismo, el software para el control horario ayuda con el cumplimiento de la nueva normativa que obliga a las empresas a llevar un riguroso registro horario del tiempo trabajado por los colaboradores.

  • Reclutamiento

El sistema de reclutamiento acompaña a las empresas durante todo el proceso de contratación: desde la búsqueda y gestión de candidaturas hasta la incorporación de nuevos colaboradores.

Estas soluciones permiten presentar ofertas de trabajo a una gran audiencia, con el objetivo de aumentar las posibilidades de detectar y atraer talentos que impulsarán el éxito de la empresa.

  • Learning Management System (LMS)

El Learning Management System (Sistema de Gestión de Aprendizaje) es una herramienta de acompañamiento en la gestión de competencias de los empleados y recursos educativos. Este tipo de programas generalmente ofrece un portal de capacitación a partir de un espacio virtual para cada trabajador/alumno y otro espacio para los formadores. Una plataforma LMS es un aula virtual para el aprendizaje en línea.

  • Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH)

Un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) es un sistema que administra un conjunto de bloques de software para automatizar y monitorear una serie de tareas para la administración de recursos humanos.

Estos bloques pueden ser de varios tipos: gestión administrativa del personal, nómina, plataforma de capacitación (e-learning), gestión de habilidades y carreras, gestión del tiempo y asistencia, etc.

Un portal de recursos humanos generalmente permite que los diferentes servicios en cuestión trabajen en modo colaborativo, al hacer accesible la información a todas las partes interesadas.

  • Human Capital Growth (HCG) 

Human Capital Growth (HCG) se trata de una plataforma integral que toma importancia en todos los ámbitos del recurso humano en su relación con la empresa, tales como clima, desempeño, estructura organizacional, gestión de competencias, capacitación, talento, comunicaciones, beneficios, reconocimiento, entre otros, y los hace “conversar” entre sí. De esta manera, de una forma cuantificable y medible, se puede saber dónde un colaborador tiene una ventaja competitiva, generando un beneficio para él, pero también para la empresa que obtiene una mayor productividad al estar desarrollando al máximo las capacidades y talentos de sus colaboradores.

El éxito de la implementación de un software de recursos humanos solo es posible si sus usuarios están convencidos de todo lo que es capaz de lograr y de que son necesarios.

¿Cuándo es el mejor momento para adquirir un software de recursos humanos? En general, un buen momento para comprar un software de recursos humanos sería cuando te ves enfrentado a un nuevo proceso o a retos relacionados con el personal que te cuesta resolver. Esos retos suelen variar según el tamaño de la empresa.

De 10 a 50 colaboradores: la percepción de los recursos humanos en las pequeñas empresas puede causar problemas. Quizás ni siquiera tengan personal dedicado a los RR. HH. y opten por pedir a supervisores que desempeñen esa función. Y los recursos suelen ser limitados. Sin embargo, las pequeñas empresas son especialmente vulnerables a los problemas de RR. HH. como ausencias de largo plazo, conflictos en el equipo, problemas con la evaluación del desempeño, rotación y gastos asociados con el incumplimiento de las leyes laborales.

De 50 a más de 100 empleados: a este nivel, el mayor problema suele ser que los recursos humanos no han acompañado al crecimiento de la empresa, conformándose con procesos que no han sido los ideales o soluciones improvisadas durante tanto tiempo que retroceder se vuelve cada vez más difícil. Hacer la transición a un software de recursos humanos empieza a parecer un proyecto inalcanzable, sobre todo considerando que ya estás a tope de trabajo. Si en este momento todavía usas hojas de cálculo para seguir y gestionar los datos del personal, seguramente se te haga imposible gestionar la carga administrativa de todos aquellos procesos simples y diarios de recursos humanos. Preferirías invertir más tiempo en tareas estratégicas, como implementar mejores prácticas para la gestión del rendimiento o crear programas para estimular el engagement en tus colaboradores. Pero estás demasiado ocupado con otras tareas como gestionar los días libres, hacer seguimiento de pagos y organizar entrevistas, de ahí la importancia de tener un software de recursos humanos desde un principio y que se puede ir adaptando según aumenta el tamaño las necesidades de la empresa.

Si tienes dudas sobre la mejor solución para ti y tu organización, dejanos tus datos y nuestro equipo de expertos podrá darte una asesoría gratuita

Otros cursos que te podrían interesar

Traslado de pacientes

Distinguir la normativa y el reglamento sanitario para una adecuada manipulación de alimentos, así como aplicar prácticas de manipulación e higiene de alimentos.

Excel Básico (versión Acotada)

Los programas computacionales son imprescindibles en el mundo moderno, más aún Excel, un software masificado y utilizado para diferentes tareas como contabilidad, control de inventarios, análisis financieros, estadísticas, etc. Si sabes usar Excel podrás optar a mejores trabajos, mejorar en tu puesto o destacarte de los otros. ¡Nunca es tarde para profesionalizarte!

ES